Copia de seguridad de Microsoft 365 para pymes con un NAS Synology y Active Backup

Hay una pregunta que escucho mucho en empresas pequeñas: «si ya está todo en Microsoft 365, ¿para qué quiero una copia de seguridad?». Es razonable pensarlo. Microsoft replica los datos entre centros de datos y casi nunca pierde nada. Pero que Microsoft no pierda tus datos no significa que tú no puedas perderlos, ni que estén siempre disponibles cuando los necesitas.

En este artículo te cuento una forma muy económica de tener tu propia copia de Microsoft 365: un NAS Synology con Active Backup for Microsoft 365, un paquete que Synology incluye gratis con sus equipos compatibles. Para una pyme es difícil encontrar una relación entre coste y tranquilidad mejor.

Por qué hacer copia de Microsoft 365

Microsoft trabaja con un modelo de responsabilidad compartida: ellos se encargan de que el servicio funcione y de que la infraestructura no pierda datos; tú eres responsable de los datos en sí. En la práctica, Microsoft 365 no te protege bien de:

• Borrados y errores humanos que se descubren tarde, cuando ya ha pasado el plazo de la papelera.
• Ransomware que cifra archivos sincronizados con OneDrive y los sube cifrados a la nube.
• Bajas de empleados: al eliminar la licencia de un usuario, su buzón y su OneDrive acaban borrándose si nadie los ha guardado antes.
• Caídas del servicio o problemas de autenticación: los datos siguen ahí, pero durante unas horas no puedes acceder a ellos.
• Requisitos legales o de clientes que piden conservar información durante años, fuera del propio servicio.

Las políticas de retención de Microsoft 365 ayudan, pero no son una copia de seguridad: viven dentro del mismo servicio, con las mismas credenciales y los mismos riesgos. Una copia de verdad está fuera y se puede restaurar sin depender de Microsoft.

Qué es Active Backup for Microsoft 365

Es un paquete gratuito de Synology que se instala en el propio NAS y hace copias de tu inquilino de Microsoft 365. Sus puntos fuertes:

• Sin licencias por usuario. La licencia va incluida con el NAS compatible. No pagas más por tener 10 usuarios que 50.
• Cubre lo importante: correo de Exchange Online (con calendario y contactos), OneDrive, sitios de SharePoint y Microsoft Teams.
• Copias incrementales: después de la primera copia completa, solo se descarga lo que cambia, y los datos se deduplican para ocupar menos.
• Detección automática de cuentas: añade automáticamente a la copia los usuarios nuevos que se den de alta. Así no dependes de acordarte de cambiar la configuración cada vez que entra alguien.
• Portal de restauración web, donde el administrador ve todo y, si lo permites, cada usuario puede recuperar sus propios archivos y correos.

Antes de comprar nada, revisa en la web de Synology qué modelos son compatibles. La lista cambia con cada generación y, en general, deja fuera a los equipos más básicos.

Cómo se configura

La configuración es sencilla para cualquiera que administre un inquilino de Microsoft 365. A grandes rasgos:

1. Instala el paquete. Desde el Centro de paquetes del NAS, busca Active Backup for Microsoft 365, instálalo y actívalo.
2. Conecta tu inquilino. Elige la región (en la mayoría de los casos, la estándar de Microsoft 365) e inicia sesión con una cuenta de administrador global para conceder los permisos que necesita la aplicación. Son muchos, porque tiene que leer el correo, los archivos y los sitios de todos.
3. Crea una carpeta compartida para las copias. Te recomiendo activar el cifrado y limitar los permisos a quien de verdad lo necesite: ahí va a estar el correo de toda la empresa.
4. Elige qué copiar. Selecciona los usuarios y, para cada uno, correo, OneDrive, calendario y contactos. En la pestaña de sitios eliges las bibliotecas de SharePoint y los equipos de Teams.
5. Activa la detección automática de cuentas para que los usuarios nuevos entren solos en la copia.
6. Define la programación. Puedes hacer copias continuas (detecta cambios y los copia casi al momento) o programadas a una hora fija. Para una pyme, una o dos copias al día suelen bastar y generan menos carga.
7. Revisa y aplica. A partir de ahí, la sección de actividades muestra qué se está copiando, y el monitor de recursos del NAS te dice cuánto ancho de banda y disco consume.

Un detalle que conviene saber: es normal ver de vez en cuando errores del tipo «el servidor de Microsoft está ocupado». Microsoft limita el número de peticiones que puede hacer una aplicación y, si se pasa, le pide que espere. La copia lo reintenta sola poco después. Si los errores son constantes, espacia las copias en lugar de usar el modo continuo.

Cómo se restaura

Para recuperar datos se usa el portal de Active Backup for Microsoft 365, una interfaz web en el propio NAS:

• Navegas por los datos de cada usuario o sitio como si fuera un explorador de archivos.
• Una línea de tiempo te deja elegir el momento exacto al que quieres volver.
• Puedes restaurar a la ubicación original, a otra cuenta o descargar los archivos o correos.
• Si activas el acceso de los usuarios, cada uno puede recuperar lo suyo sin abrir una incidencia. Si prefieres controlarlo tú, se desactiva.

Mi consejo: haz una restauración de prueba nada más terminar la primera copia. Una carpeta de OneDrive, un correo y un documento de SharePoint. Una copia que nunca se ha probado no es una copia de seguridad: es una esperanza.

Lo que no debes olvidar

Un NAS en la oficina es una gran primera copia, pero no es una estrategia completa:

• Aplica la regla 3-2-1: tres copias, en dos soportes distintos y una de ellas fuera de la oficina. Con Hyper Backup puedes enviar una copia del NAS a otro Synology, a un disco USB que se rota o a un almacenamiento en la nube.
• Protege el NAS del ransomware: activa las instantáneas inmutables si tu modelo lo permite, no lo expongas a internet, usa contraseñas fuertes y autenticación en dos pasos, y mantén DSM actualizado.
• Calcula el espacio: suma el tamaño actual de buzones, OneDrive y SharePoint, y deja margen para crecer y para las versiones. Normalmente cuestan más los discos que el propio NAS.
• Vigila las alertas: configura el aviso por correo para enterarte si una copia falla, en lugar de descubrirlo el día que la necesitas.

¿Y la copia de seguridad nativa de Microsoft?

Microsoft ofrece su propio servicio, Microsoft 365 Backup, que restaura muy rápido y se paga según el volumen de datos protegido. Es una buena opción, sobre todo en empresas más grandes, pero la copia sigue estando dentro del ecosistema de Microsoft. Para una pyme, una copia local en un Synology tiene dos ventajas claras: el coste es casi solo el del hardware y los datos están físicamente en tu poder.

No son excluyentes. Lo importante es que exista una copia que no dependa del mismo servicio que intentas proteger.

Conclusión

Si tu empresa trabaja con Microsoft 365 y no tiene ninguna copia propia, un NAS Synology con Active Backup for Microsoft 365 es probablemente la forma más barata y sencilla de dormir más tranquilo. Se configura en una tarde, no tiene licencias por usuario y te deja restaurar un correo o una carpeta en minutos. Combínalo con una segunda copia fuera de la oficina, prueba las restauraciones y tendrás cubierto lo que Microsoft no cubre por ti.